系部概况

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职能人员

院办机构设置及人员构成


院办主任:赵丽君  负责院办的全面工作


院办副主任:宝音(政务)  分管秘书科、机要科


院办副主任:张立军(事务)  分管行政科


一、秘书科(科长:孙芳   秘书:徐尧   印刷员:王洪艳   打字员:王鑫鑫)


1. 负责学院有关重要活动及会议的组织、协调和服务工作。


2.负责撰写或参与撰写全校性的行政工作计划、总结、规划、报告、决议和其他有关公文,负责大事记的编写。


3.负责办理以学院和院办公室名义印发的各类公文,包括拟稿、核稿、送签、编号、排版、校对、缮印、用印、登记、分发、归档等。


4. 负责做好院长办公会和其他重要会议的会务工作,并及时整理形成《会议纪要》。


5. 负责学院综合性规章制度的起草、修改和废止,并定期编印发布。


6. 负责起草或修改学院领导参加的各种会议的讲话稿、材料和会议议程,负责其他有关文稿、函件等的撰写。


7. 负责收集、整理、审核、汇总学院各方面的数据统计资料,建立数据库,开展统计调查与统计分析,为领导决策提供参考。


8. 负责学院行政和院办公章、院领导公务私章的管理使用,学院各单位公章的审核、制作与管理,以及学院行政介绍信的管理与使用。


9.负责学院钢印的管理、使用,作好学院印信(钢印)审批表的填报和存档工作,严格按照审批程序合理使用钢印。


10.负责填报审核国家和上级有关部门下达的各类报表,并及时报送。


11.负责学院电子政务的建设和管理,及学院办公室网页的更新、管理和维护,负责办公自动化系统内公文的流转、签批、发布和归档,以及各类信息的发布。


12.负责学院院务公开工作。


13.负责行政部门的考勤工作和全院教职工的考勤统计。


14.负责印务中心的管理工作。


15.完成领导交办的其他工作。


 


 


二、行政科(科长:郑洪达   司机:张建新、赵程志、宋元辉)


1. 负责上级有关部门、兄弟单位及合作单位参观、考察、合作等的接待工作。


2.负责院领导和院办各类办公用品的采购、分发和使用管理等工作。


3.负责院领导办公室和院办固定资产的管理及日常使用。


4. 负责组织安排领导院外公务活动、重要活动和票务等工作。


5. 负责学院小车队的管理及调配使用。


6. 负责院办消防安全和综合治理工作。


7. 完成领导交办的其他工作。


三、机要科(科长:刘玉梅   科员:郭晓娟   收发员:牛廷虎)


1.负责涉及院领导、办公室的报刊、文件和信函等的征订、收取、传送、登记、归档等工作。


2. 宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的法令、法规、政策及上级有关档案工作的规定、办法,提高全校师生员工的档案意识。


3. 负责起草学院档案发展规划、工作计划及管理规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。


4.负责办公室有关档案的收集、整理、立卷和归档工作,负责学院档案归档工作网络建设。


5.指导和协助各部门、各单位做好各类档案的预立卷工作,根据不同门类、不同载体档案材料的归档特点,及时做好档案的接受、分类、鉴定、统计、保管和利用工作。


6.科学规范管理档案,在档案开发利用中严守档案机密,确保档案安全。


7.负责研究编辑档案参考资料,编辑检索工具,多途径多形式开发档案信息资源,积极为学院中心工作和社会各方面工作服务。


8.开展、参加学术研究活动,努力提高档案工作人员的业务素质和管理水平。


9.完成领导交办的其他任务。


工院 学院办公室
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