院办机构设置及人员构成

院办主任：赵丽君  负责院办的全面工作

院办副主任：宝音（政务）  分管秘书科、机要科

院办副主任：张立军（事务）  分管行政科

一、秘书科（科长：孙芳   秘书：徐尧   印刷员：王洪艳   打字员：王鑫鑫）

1. 负责学院有关重要活动及会议的组织、协调和服务工作。

2．负责撰写或参与撰写全校性的行政工作计划、总结、规划、报告、决议和其他有关公文，负责大事记的编写。

3．负责办理以学院和院办公室名义印发的各类公文，包括拟稿、核稿、送签、编号、排版、校对、缮印、用印、登记、分发、归档等。

4. 负责做好院长办公会和其他重要会议的会务工作，并及时整理形成《会议纪要》。

5. 负责学院综合性规章制度的起草、修改和废止，并定期编印发布。

6. 负责起草或修改学院领导参加的各种会议的讲话稿、材料和会议议程，负责其他有关文稿、函件等的撰写。

7. 负责收集、整理、审核、汇总学院各方面的数据统计资料，建立数据库，开展统计调查与统计分析，为领导决策提供参考。

8. 负责学院行政和院办公章、院领导公务私章的管理使用，学院各单位公章的审核、制作与管理，以及学院行政介绍信的管理与使用。

9．负责学院钢印的管理、使用,作好学院印信（钢印）审批表的填报和存档工作，严格按照审批程序合理使用钢印。

10．负责填报审核国家和上级有关部门下达的各类报表，并及时报送。

11．负责学院电子政务的建设和管理，及学院办公室网页的更新、管理和维护，负责办公自动化系统内公文的流转、签批、发布和归档，以及各类信息的发布。

12．负责学院院务公开工作。

13．负责行政部门的考勤工作和全院教职工的考勤统计。

14．负责印务中心的管理工作。

15．完成领导交办的其他工作。

二、行政科（科长：郑洪达   司机：张建新、赵程志、宋元辉）

1. 负责上级有关部门、兄弟单位及合作单位参观、考察、合作等的接待工作。

2．负责院领导和院办各类办公用品的采购、分发和使用管理等工作。

3．负责院领导办公室和院办固定资产的管理及日常使用。

4. 负责组织安排领导院外公务活动、重要活动和票务等工作。

5. 负责学院小车队的管理及调配使用。

6. 负责院办消防安全和综合治理工作。

7. 完成领导交办的其他工作。

三、机要科（科长：刘玉梅   科员：郭晓娟   收发员：牛廷虎）

1．负责涉及院领导、办公室的报刊、文件和信函等的征订、收取、传送、登记、归档等工作。

2. 宣传、贯彻、执行党和国家关于档案工作的法令、法规、政策及上级有关档案工作的规定、办法，提高全校师生员工的档案意识。

3. 负责起草学院档案发展规划、工作计划及管理规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

4．负责办公室有关档案的收集、整理、立卷和归档工作，负责学院档案归档工作网络建设。

5．指导和协助各部门、各单位做好各类档案的预立卷工作，根据不同门类、不同载体档案材料的归档特点，及时做好档案的接受、分类、鉴定、统计、保管和利用工作。

6．科学规范管理档案，在档案开发利用中严守档案机密，确保档案安全。

7．负责研究编辑档案参考资料，编辑检索工具，多途径多形式开发档案信息资源，积极为学院中心工作和社会各方面工作服务。

8．开展、参加学术研究活动，努力提高档案工作人员的业务素质和管理水平。

9．完成领导交办的其他任务。